Istota systemów zarządzania

Każda firma, jednostka organizacyjna posiada swój wewnętrzny chaos, który wraz z jej rozwojem może się pogłębiać. Umiejętność poskromienia go, to nierzadko duże wyzwanie ponieważ wiąże się to z wieloma złożonymi procesami. Pomocnym narzędziem jest wdrożenie systemu organizacji pracy, który wpływa na wszelkie podejmowane przez nas działania, relacje z innymi oraz osiągnięcie wysokiego poziom zysków - co jest szczególnie ważne dla podmiotów gospodarczych.

obraz1png

Do opanowania nieładu, szczególnie w biznesie stworzono wiele narzędzi. Przykładami mogą być: standardy, plany, schematy działania, mapy myśli, procedury czy instrukcje oraz narzędzia informatyczne. Wszystkie te sposoby to recepty na uporządkowanie bałaganu.

Tworzone systemy oraz schematy zarządzania jakością często nazywane biurokracją potrafią świetnie wspomagać nas przy dążeniu do wyznaczonego celu, jak również pomagają asertywnie trzymać się określonej drogi.

 

Codziennie działamy według pewnego niepisanego planu: planując zakupy, drogę do pracy, menu na spotkanie ze znajomymi. Już wieczorem nastawiając budzik na konkretną godzinę, działamy w sposób umożliwiający wykonanie naszego planu – np. punktualnego dotarcia do pracy. To przykładowy standard życia codziennego. Jeżeli wykonaliśmy pewną czynność w dany sposób i udało nam się dzięki temu osiągnąć cel, to możemy w ten sposób działać codziennie mając dużą pewność, iż w tym konkretnym przypadku nie popełnimy błędu.

Pewien znajomy informatyk dobrze pamięta swój pierwszy dzień w nowej firmie. Pierwszą wiadomością jaką otrzymał: „Oto Twoje Instrukcje”.

Myślał że posiada know-how potrzebne do wykonywania swojej pracy – ale nic z tego. Otworzył wspomnianą instrukcję, a ona mówi co robić krok po korku: jak zaprojektować kod, gdzie na formularzu umieścić numer kodu itp.. Szok – jako programista był dość mocno uczulony na całą papierkową robotę więc postępowanie według określonych, z góry narzuconych procedur było stratą czasu według jego opinii.

Jednak w toku wykonywanych prac zauważył, że dzięki instrukcji postępowania organizacja pracy jest płynna oraz pomaga we wzajemnym komunikowaniu się i wymianie zasobów.

Zrozumiał potrzebę wykonywania czynności określonych w instrukcji. Jest jednym z 30 lub 40 ludzi, którzy pracują nad  projektem i każdy musi wiedzieć co dokładnie zrobić, aby cały zespół był zintegrowany. Sam zobaczył jak bardzo ułatwia to pracę zespołu.

W każdej większej niż jednoosobowej organizacji, spotykamy się
z koniecznością synchronizacji działań w ramach wspólnego zadania. Po pierwsze czynności cząstkowe nie mogą kolidować ze sobą, po drugie każdy na czas powinien otrzymać potrzebne zasoby. O to właśnie dba system – określa zasady organizacji, wzajemną komunikację oraz sposób wymiany zasobów.

Coraz większa liczba wielkich korporacji (IBM, NASA, Citibank, Boing) odnosi korzyści w postaci wyższych marż i lepszej jakości produktów dzięki zarządzaniu systemowemu. Organizacje, które wdrożyły organizację pracy opartą na procedurach postępowaniach ograniczyły liczbę błędów o 75% w ciągu sześciu lat i zwiększyły swoją efektywność o 10% rocznie, jednocześnie stworzyły bardziej zaawansowane technologicznie produkty.

Organizacje opierające swój system zarządzania na tradycyjnym modelu „szef wie wszystko, szef podejmuje wszystkie decyzje” - nie prowadzi to do efektywnego rozwoju, a ciężka praca jednostek nie przynosi dobrego rezultatu zbiorowego.

Natomiast model pracy systemowej, gdzie mamy wyznaczone cele, odpowiedzialność oraz działamy według opisanych schematów, jest łatwiejszy w zarządzaniu, delegowaniu obowiązków, a przede wszystkim w skróceniu procesu decyzyjnego (przykładowym standardem jak stworzyć taki system jest norma ISO 9001).

„Przejście od chaosu do porządku”

Ten porządek czyni pracowników bardziej świadomych wzajemnych zależności, a to z kolei sprzyja przestawieniu się z kreatywności indywidualnej na kreatywność zbiorową. W skali firmy oddaje to znacznie większą wartość dodaną.

Można to opisać następującą analogią:

to jakby porównać koszykówkę uliczną (streetball) z NBA. Koszykówka uliczna to gra dla rozrabiaków, którzy lubią się popisywać, grają bardziej dla siebie niż dla drużyny i bawią się w to, ponieważ lubią ten sport. W koszykówce zawodowej jesteś członkiem drużyny, odbywasz wiele wspólnych treningów, ćwicząc poszczególne elementy gry i grając springi z kolegami. Nie robisz tego tylko dla siebie, ani nawet tylko dla drużyny. Liczą się również inni ludzie: menedżerowie, prawnicy, agenci, reklamodawcy. To jest biznes nie tylko sport.

Wspólny cel jest trudny do osiągnięcia, jeśli ludzie nie posiadają tych samych drogowskazów (procedur działania), a za realizację poszczególnych etapów nikt nie jest odpowiedzialny.  

Na zarządzanie procesami składają się różne techniki, np. kaizen, ISO, mapowanie procesów. Mają również elastyczny i interaktywny charakter dzięki czemu można je wykorzystać w każdej organizacji.

Procesy powinny być starannie opisane oraz odpowiedzialność za nie przypisana do poszczególnych osób. Muszą podlegać ciągłemu doskonaleniu z uwagi na zmieniające się wymagania stawiane przez prawo, środowisko pracy i przez samych klientów. W organizacji potrzebna jest osoba odpowiedzialna za nadzór na procesami oraz ciągłe uaktualnianie procedur działania.

Najważniejsze, aby proces był kształtowany przez pracowników, którzy go będą później realizować, a nie przez kogoś, kto tylko tymi zadaniami kieruje. Jak ujął to jeden z menedżerów projektu: „Menedżer jest często zbyt daleko od prac operacyjnych, by sam definiował procesy. Ludzie dbają o to, co jest ich dziełem, ponieważ to oni maja największą wiedzę w zakresie powierzonych zadań”.

Regularne stosowanie formy zarządzania procesowego jest trudnym zadaniem. Wymaga bowiem od ludzi przywykłych do bardziej tradycyjnych systemów, nabrania zupełnie nowych zwyczajów – co w długiej perspektywie ułatwia realizację założonych celów.

Wszelkie klęsk jakie zdarzyło się nam widzieć na drodze firm do zarządzania systemowego, brały się nie stąd, że ludzie nie potrafili zastosować opracowanych procedur i narzędzi jakościowych, ale stąd, że nie chcieli tego zrobić. To brak zaangażowania w nową kulturę pracy powoduje, że wdrażanie najróżniejszych systemów pozostaje często na papierze.

W rzeczywistości struktury organizacyjne opierające się na systemie zarządzania procesowego zapewniają ogromną przewagę konkurencyjną właśnie dlatego, że wypracowują jednakowy standard działania.

Jak wynika z doświadczeń firm, z którymi współpracujemy, zarządzanie systemowe jest długoterminową inwestycją i zawsze przynosi wzrost w obszarze rywalizacji rynkowej oraz wyników finansowych. Dlatego możemy zauważyć, iż wszystkie nowoczesne systemy zarządzania promują podejście procesowe.


Masz pytania napisz: biuro@progress-szkolenia.com.pl