Capa plan – jak nadzorować i doskonalić niezgodności?

Oczywiście jednym z najlepszych źródeł do doskonalenia procesów, w każdej firmie są niezgodności, których wiele osób się boi, ukrywa lub nawet nie chce ich identyfikować. A każda niezgodność może nam dać sygnał do działania. Jeżeli dodatkowo stosujemy skutecznie Capa Plan to unikatowa niezgodność może się okazać świetną wskazówką do doskonalenia procesu.

Artykuł w formie podcastu dostępny na YouTube i Spotify - Kliknij TUTAJ

Ale, co zrobić, aby skutecznie planować, wdrażać i weryfikować akcje korygujące i zapobiegawcze. O tym właśnie możesz przeczytać w tym artykule, gdzie opisze Ci czym jest Capa Plan i jak go skutecznie używać w doskonaleniu procesów i całej firmy.

Zacznijmy od tego, że nie możemy się bać żadnego problemu, a nawet traktować go jako sygnał startu do poprawy, ale takiej skutecznej i nadzorowanej poprawy. Spotkałem się z wieloma różnymi metodami wdrażania udoskonaleń i ich nadzorowania lub nie. Moim zdaniem nie ma co wymyślać koła na nowo, skoro są już sprawdzone metody i narzędzia.

Ponadto jeżeli nie będziecie skutecznie nadzorować niezgodności, wdrażań odpowiednich akcji zarówno korygujących jak i prewencyjnych, to niestety te same niezgodności będą powracać i znów powodować straty w procesach zarówno produkcyjnych jak i usługowych.

Capa Plan jest prostym narzędziem, które pozwala nam w pełni nadzorować, dokumentować i weryfikować niezgodności oraz działania doskonalące. Spełnia również wymagani m.in. normy ISO 9001, a dokładnie pkt. 10.2 normy.

Warto też wspomnieć, że jeżeli wszystkie niezgodności, ich źródła oraz akcje doskonalące dokumentujemy to staje się to dla nas i naszej firmy świetnym know how w zakresie zarządzania niezgodnościami oraz metod ich doskonalenia – jest to często nieoceniony zasób wiedzy wewnętrznej.

 

Z czego powinien składać się Capa Plan aby skutecznie można było nadzorować niezgodności?

 

Zanim opowiem Ci szczegółowo jak powinien wyglądać Capa Plan i na co zwracać uwagę, chciałbym podkreślić szalenie ważną rzecz. Nie skupiaj się na formalnościach, na tym, że Twój Capa Plan ma niewypełnioną kolumnę, że w innym wzorze widzieliście inne nazwy poszczególnych etapów lub w ogóle ktoś inny prowadzi nadzór nad akacjami korygującymi i zapobiegawczymi w inny sposób. To są szczegóły, które często nie mają wpływu na skuteczność samego procesu nadzoru nad niezgodnościami i ich doskonalenia.

Już dziesiątki razy, podczas wdrożeń, szkoleń i audytów widziałem różnego rodzaju wzory Capa Planów i większość była dobra oraz skuteczna, ponieważ spełniał swój cel:

SKUTECZNIE POZWALAŁ NADZOROWAĆ NIEZGODNOŚCI I ZARZĄDZAĆ AKACJAMI KORYGUJĄCYMI I DOSKONALĄCYMI.

Każda osoba pracująca w jakości lub zarządzająca firmą, zespołem, chce wykonywać swoje zadania idealnie i perfekcyjnie, ale często dochodzi do przesady, dlatego moje motto w jakości to „Prosto, ale skutecznie”. To pozwala nam zrealizować właśnie Capa Plan.

 

Jakie zalety masz dzięki Prostemu i skutecznie wdrożonemu Capa Planowi?

·       Nadzór na kolejnymi etapami nadzoru nad niezgodnością oraz akcjami doskonalącymi.

·       Uzyskujesz statystykę, tego co się udało, a co nie wyszło i dlaczego?

·       Masz możliwość weryfikacji etapów wdrożenia akcji korygujących i zapobiegawczych.

·       Masz dowody doskonalenia procesów, dla zarządu, kierownictwa, szefa, klientów czy jednostki certyfikującej.

·       Potrafisz mierzyć liczbę niezgodności i udoskonaleń.

·       Możesz wykorzystać Capa Plan w wielu innych obszarach

 

No właśnie w jakich obszarach jeszcze można wykorzystywać Capa Plany?

Oczywiście Capa Plan może być odrębny dla każdej komórki organizacyjnej, to może być świetny formularz do zarządzania reklamacjami i ich statusami, to może być idealny formularz do nadzoru nad błędami w dokumentach również tych księgowych, wypadki przy pracy – jak najbardziej, a nawet świetnie się sprawdza w realizacji działań prewencyjnych w stosunku do identyfikowanego ryzyka.

 

Dobrze, teraz omówmy właściwe z czego składa się Capa Plan i jak i jak go realizować, a tym samym skutecznie nadzorować niezgodności i działania doskonalące.

Będziemy opierać się na moim wzorze, który możesz pobrać poniżej tego artykułu, ale jeżeli Ty masz inny wzór możesz go również świetnie dostosować do podstawowych wymagań, a nawet przekonwertować na inny format lub wgrać do aplikacji takiej jak np. Trello.

 Capa Plan - artjpg

Zacznijmy od tego, aby nasz Capa Plan miał liczbę porządkową, w celu chronologii i pomiaru ilości, również do tego będzie nam służyć druga kolumna – data. Dodatkowo terminy pomagają nam weryfikować jak długo schodzi nam, pełne wdrożenie działań korygujących i prewencyjnych.

Tak na marginesie, to może być również świetny KPI – wskaźnik efektywności procesu, nadzoru nad niezgodnościami i wdrożeniami udoskonaleń – średni czas wdrożenia akcji korygujących oraz średni czas wdrożenia akcji prewencyjnych.

 

Kolejna kolumna to opis niezgodności, warto wiedzieć, czego niezgodność dotyczy, w jakim procesie, oddziale lub komórce organizacyjnej, została zidentyfikowana. Możemy tu opisać jej szczegóły, przypasować dokumenty, wykonawców, procedury lub po prostu jaki był jej zakres.

 

Zaraz po tym powinien się znaleźć opis źródła powstania niezgodności, jest to jeden z najważniejszych kroków, ponieważ to przyczyna niezgodności odpowiada za jej powstanie i to właśnie jej źródło będziemy chcieli nadzorować i wyeliminować poprzez akcje korekcyjne. W jaki sposób możemy właściwe zidentyfikować przyczynę powstania niezgodności? Istnieje do tego kilka metod jak np. 5W2H czy też Diagram Ishikawy, będziemy o nich szczegółowo rozmawiać w innym artykule.

 

Dlatego, teraz płynnie przechodzimy do zaplanowania i opisania akcji korygujących, to znaczy takich, które mają na celu, wyeliminować źródło problemu.

Pamiętaj, że problemem raczej w 99% nie jest człowiek, tylko błędnie zaplanowany i wdrożony proces, system lub operacja.

Działania, korygujące będą skuteczne tylko, wtedy gdy zidentyfikujemy faktyczne i realne źródło problemu.

Po udokumentowaniu akcji korygujących, należy oczywiście zaplanować również akcje prewencyjne inaczej nazywane zapobiegawczymi, które będą nam w przyszłości zapobiegać wystąpieniu niezgodności. Jest to szczególnie ważne działanie, jeżeli nie chcesz, aby problemy nawracały oraz aby nie marnować czasu na rozwiązywaniu w kółko tych samych niezgodności.

 

Aby, to wszystko było skutecznie wdrożone, ktoś musi za to odpowiadać. Pamiętaj tam gdzie nie ma wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za realizacje, tam akcje najszybciej się „wysypują”. Analogicznie tam gdzie odpowiada, więcej niż jedna osoba to nie odpowiada nikt. Podkreślmy to, że osoba odpowiedzialna, nie równa się z wykonawcą akcji, oczywiście może część zadań cedować na innych, ale odpowiada za koordynację działań.



Warto ustalić sobie już na tym etapie, planowany termin wdrożenia tzw. deadline, po to, status wdrożenia był wiecznie w „trakcie realizacji” – pamiętamy że naszym celem jest skuteczność.

Po zaplanowanym terminie realizacji, musi przyjść czas na weryfikację wdrożonych działań, ponieważ może się okazać, że są one nieskuteczne i nie rozwiązują problemu, który identyfikowaliśmy. Dlatego jest to krok niezbędny, jeżeli chcemy stawiać na skuteczność.

Ostatni element to Status – dzięki tej kolumnie wiemy na jakim etapie jesteśmy, w danej akcji doskonalącej oraz w nadzorze nad niezgodnością.

Zielony – Zrealizowane

Żółty – W realizacji

Czerwony – Nie zrealizowane/Po terminie

 

Dodatkowo w matrycy możemy dodać kolumnę o usłudze, procesie lub produkcie, którego dotyczy niezgodność, to na pewno pomoże nam, jeszcze lepiej nadzorować niezgodności i akcje doskonalące, możliwe, że też to pomoże stworzyć dodatkowe KPI, dla procesów lub produktów.

 

Nadzór nad niezgodnościami procedura.

Nie mogę pozostawić tej kwestii, bez poruszenia jeżeli mówimy o CAPA Planie oraz nadzorze nad niezgodnościami. Procedura pomoże nam ustandaryzować, co, kto, kiedy i w jakiej formie?

Czyli, co dokumentujemy w Capa Planie, kto odpowiada za prowadzenie Capa Planu, kiedy dokumentujemy, przeglądamy, ustanawiamy terminy akcji i weryfikacji, w jakiej formie potwierdzamy, prowadzimy nadzór nad tym procesem?

Cykliczny przegląd Capa Planu.

Przegląd naszego Capa Planu to kolejny niezbędny element, w zakresie skuteczności jego prowadzenia, ale też analiz, które są przykładowo wymogiem normy ISO 9001 oraz innych standardów.

Cykliczne przeglądy również, pomogą nam weryfikować statusy akcji, oraz naszej efektywności.

 

Podsumowanie

Jeżeli zapytasz mnie jak skutecznie nadzorować niezgodności, akcje doskonalące? To na pewno odpowiem Ci: WYKORZYSTAJ DO TEGO CAPA PLAN, ale postaw na prostotę i skuteczność. Nie warto tworzyć skomplikowanych matryc, gdzie następnie zastanawiamy się co właściwie wpisać w daną kolumnę, a niestety z takimi Capa Planami się spotykam np. realizując audyty certyfikujące, gdzie firmy próbują pokazać jak skutecznie nadzorują działania doskonalące, niestety wychodzi odwrotnie.

Zoptymalizuj teraz swój Capa Plan, tak aby Ci pomagał, a nie był przeszkodą i dodatkowym obowiązkiem. Warto również przeszkolić zespół, z tego zakresu, aby każdy miał świadomość po co to robimy i jak nam to może pomóc.

Poniżej wzór do możliwego wykorzystania oraz optymalizacji pod Twoją firmę.

Wzór - CAPA PLAN