Doskonalenie procesów poprzez audyt wewnętrzny

Audyt to narzędzie do doskonalenia procesów, organizacji, strategii, produktów i usług.

Każdy audytor potwierdzi powyższe stwierdzenie, ale jak właściwe audyt wpływa na doskonalenie procesów i dlaczego audytor jest tak przydatnym specjalistą od doskonalenia w każdej firmie i instytucji? Odpowiedz na to pytanie znajdziesz poniżej.

Na początek musimy ustalić, iż audyty dzielą się na 3 rodzaje w zależności od tego, kto może przeprowadzić audyt.

Pierwszy typ audytu to audyty zewnętrzne, które realizują Wasi klienci, np. w celu zakwalifikowania Waszej firmy jako dostawcy produktu lub usługi. Jest to bardzo rozwijające się i coraz częściej stosowane narzędzie. Jeżeli współpracujecie z poważnymi organizacjami to od czasu do czasu możecie liczyć na wizytę poważnego Pana, który zweryfikuje proces produkcyjny lub usługowy własnego produktu lub usługi lub przyglądnie się Waszej efektywności pracy i systemowi jakości.

Drugim z rodzajów audytów jest audyt tzw. trzeciej strony. Czyli krótko mówiąc audyt certyfikujący, który prowadzi zewnętrzna jednostka certyfikująca w celu weryfikacji zasadności przyznania Waszej firmie certyfikatu np. ISO 9001.

Ostatni rodzaj, na którym dzisiaj się skupimy jako na wewnętrznym narzędziu do doskonalenia procesów audyt wewnętrzny. W coraz większej liczbie organizacji prowadzi się audyty wewnętrzne, przez przeszkolonych audytorów wewnętrznych. Istotne jest to, aby audytor posiadał certyfikat ukończenia szkolenia z audytu wewnętrzne, a zatem znał metodologie prowadzenia audytu.

Cel doskonalenie procesu poprzez audyt.

Cel audytu mniej więcej już znamy: stwierdzenie zgodności plus ciągły rozwój audytowanego procesu. Niemniej jednak istnieją bardziej prozaiczne powody przeprowadzania audytów i nie można się tego wstydzić.

Audyty to przede wszystkim świetne narzędzie prewencyjne, aby uniknąć niezgodności w produkcie lub usłudze. Poprzez audyt, możesz zweryfikować czy ludzie dobrze rozumieją wymagania oraz czy proces przeprowadzany jest zgodnie z założonymi wymaganiami, procedura oraz czy przynosi efekt jaki jest założony.

Audyt to jest doskonały sposób na sprawdzenie również zrozumienia wymagań odnośnie samej realizacji procesu. Ponieważ osoby pracujące w danym dziale mogę działaś schematycznie i nie zauważać możliwości poprawy lub popełnianych błędów, których wyeliminowanie mogło by poprawić wykonywanie zadań.

 Nie zawsze to co jest zapisane w specyfikacjach czy dokumentacji rozumiane jest w ten sam sposób przez wszystkich.

Przykład:

"Audytując proces sprzedaży, blach dachowych, zauważyliśmy dużą liczbę reklamacji, przeanalizowaliśmy ich przyczyny i okazało się, że 80% to reklamacje na zniszczenie blach podczas transportu. Następnie zweryfikowaliśmy proces ich pakowania, gdzie okazało się, że są zabezpieczane tekturą i drewnianym blatem, natomiast uszkodzenia powstawały na bokach blachy, podczas transportu. Dzięki identyfikacji podczas audytu tej niezgodności, wdrożyliśmy działania doskonalące w formie, zabezpieczania blach drewnianymi pokrywami razem z bokami. Dzięki temu firma zaoszczędziła około 25 tyś zł, rocznie."

W końcu audyt wewnętrzny to świetne narzędzie, aby uchronić się przed wpadką czy reklamacją. Dużo lepiej jest znaleźć niezgodność wcześniej, wdrożyć odpowiednie akcję i mieć “święty spokój” z reklamacjami.

Jeżeli mówimy o audytach wewnętrznych, to warto ustawić sobie jednakowy cykl audytowania każdego procesu, np. raz na rok, pół roku czy kwartał, oczywiście najlepiej sprawdzają się audyty kwartalne, ponieważ możemy, częściej się doskonali oraz mamy czas na wdrożenia działań doskonalących procesy.

Audyt procesu

Audyt procesu to weryfikacja spełnienia wymagań (procedur, specyfikacji, instrukcji, wymagań klienta) danego procesu produkcyjnego, usługowego lub organizacyjnego.

Każdy proces powinien posiadać dokumentację jako odnośnik, nawet najprostsza procedura mówiąca jak powinno się wykonywać dany proces już jest pomocna jako kryterium odniesieniu i wcale nie musi być skomplikowana. Dokumentacja procesowa to również odnośnik dla audytora.

Aby audyt mógł być narzędziem do doskonalenia musi być:

- realizowany cyklicznie np. raz na kwartał

- przeprowadzany przez audytora znającego metodologie prowadzenia audytu

- realizowany zgodnie z metodą PDCA, czyli cykli ciągłego doskonalenia, jak na rysunku poniżej

Zaplanuj dziaania doskonalcepng

Najlepiej na początku zacząć od weryfikacji czy proces realizowany jest zgodnie z przyjętymi udokumentowanymi zasadami, następnie skupiać się na weryfikacji czy dane zadania, jest skuteczne, nie powoduje błędów reklamacji lub problemów dla innego wewnętrznego procesu.

Jeżeli zaczniesz realizować te podstawowe elementy, gwarantuje Ci że krok po korku zaczniesz doskonalić procesy w Twojej firmie lub instytucji.


Zobacz również:

"Od czego zależą zarobki audytora"