Jak Audyt może usprawnić działanie firmy?

Jeżeli zależy Ci na ciągłym doskonaleniu swojej firmy oraz zachodzących w niej procesów na pewno zdajesz sobie sprawę, jak istotna jest weryfikacja i kontrola różnorodnych działań zachodzących w firmie. Jednym z rozwiązań, który pozwala ją przeprowadzić jest audyt wewnętrzny.

Zdarza się, że jest on błędnie postrzegany jako działanie mające na celu wytykanie błędów. Tymczasem jest to doskonałe narzędzie managerów, kierowników, właścicieli firm, a jego główny cel to wsparcie przedsiębiorstwa i ukierunkowanie w taki sposób, aby zapewnić mu jak najwięcej możliwości rozwoju.

 

Audytor wewnętrzny odpowiedzialny jest za nadzór procesów, które mają usprawnić kontrolę wewnętrzną, monitoruje też właściwy przebieg procesów a także sprawdza, jakie jest ryzyko, że wystąpią zjawiska o negatywnych efektach, czyli po prostu błędy w realizacji pracy lub marnotrawstwo zasobów czy czasu.

Audyt wewnętrzny wskazuje też na to czy procedury, regulaminy i instrukcje są skutecznie realizowane oraz w jaki sposób wdrożyć efektywne zmiany procedur wewnętrznych tak, by usprawnić procesy i zmienić nieefektywne rozwiązania.

Jeśli nie ma w firmie konkretnych procedur operacyjnych, to trudne może być ograniczenie potencjalnych strat, które się mogą przytrafić wyniki błędnie realizowanej pracy w poszczególnych działach.

Cele audytu

Audyt pomaga osiągać cele organizacji, zarówno te strategiczne, jak i operacyjne – cele powinny być oczywiście jasno określone, mierzalne, realne i określone w czasie.

Cele strategiczne są bardzo szczegółowe i wyraźnie określają sposób, w jaki organizacja może ten cel osiągnąć. Cele operacyjne związane są ze skutecznością i efektywnością działania organizacji.

Audyt ocenia też to, w jaki sposób zarządzana jest organizacja.

Audyt może być przeprowadzany przez niezależne firmy zewnętrzne lub wewnętrzego audytora.

Dlaczego warto przeprowadzać audyty w firmie?

Zyskać możemy dzięki niemu wiele istotnych informacji o tym jak realnie przebiega proces, jakie występują w nim niedociągnięcia oraz co możemy poprawić. Dzieki ocenie procesu przez audytora mamy m.in. możliwość uzyskania bezstronnej opinii odnośnie do stanu faktycznego audytowanych procesów czy też obiektów.

Audyt ma jednocześnie za zadanie potwierdzić zgodność przedsiębiorstwa i funkcjonujących systemów z przepisami prawnymi czy wewnętrznymi procedurami. Oznacza to więc, że możemy w ten sposób sprawdzić, czy pracownicy przestrzegają norm i ustaleń.

Wszelkie działania tego typu podejmowane są w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania firmy oraz możliwości jego rozwoju. Dzięki temu można znacząco zmniejszyć ryzyko wystąpienia sytuacji kryzysowej, a nawet uzyskać przewagę nad konkurencją.

Przeprowadzanie audytu i weryfikacja procesów w firmie to trudne i pracochłonne zadanie. Z tego też względu najlepiej, aby audyt wykonywany był przez osoba która poznała metodologie prowadzenia audytu i potrafi skutecznie zbadać prawidłowość realizacji procesu.

Audytorzy powinni podejmować wszystkie niezbędne kroki, aby usprawnić działalność naszej firmy, a na podstawie wyników audytów zaproponować także pożądane zmiany.

Audyt równie dobrze może skupiać się na konkretnym aspekcie, przykład stanowi audyt IT, który często dotyczy kwestii związanych z cyberbezpieczeństwem. Zweryfikować można również proces sprzedaży, finanse firmy, realizacje produkcji czy magazynowania oraz etapy zatrudniania pracowników. Możliwości jest w rzeczywistości bardzo wiele. Podkreślić należy, że audyt jako taki nie jest rozwiązaniem istniejących problemów. Może jednak błędy, słabe strony i wskazać, jakie narzędzia pozwolą je zniwelować.

Krótko mówiąc dzięki audytowi wiemy jaki jest tan faktyczny naszych procesów realizowanych w firmie i możemy podejmować decyzje oparte na faktach.